Email SPAM: Como Evitar Que Seu Email Seja Considerado SPAM?

Para evitar que seu e-mail seja considerado spam você deve se atentar às regras de como o filtro de spam funciona. Os principais fatores destas regras são as palavras que compõe o e-mail (assunto, corpo e assinatura), eles não devem conter palavras apelativas relacionadas principalmente à venda. Evitar anexos, formatações (negrito, itálico e cores) e enviar poucos e-mail por hora também são pontos que evitam que um email seja considerado spam.

Existem diversos detalhes de como todo o mecanismo dos e-mails e dos filtros de spam funcionam.

Mas resumindo, os filtros de spam prezam pela segurança e pelo “bem estar” dos remetentes.

Ou seja, os filtros de spam evitam que algum tipo de vírus possam ser instalado no computador do remetente vindo de um e-mail e também que e-mail indesejados inundem a caixa de entrada.

Basicamente estes são os dois principais pontos que os filtros spam analisam, separar os emails spam dos e-mail “bons”.

Ao longo deste artigo vamos passar por vários pontos importantes para que você entenda o que é um email spam e quais estratégias você pode adotar na hora de escrever um e-mail de prospecção de novos clientes.

Vale destacar que neste artigo você terá uma base avançada de como escrever e-mails que não sejam considerados email spam. Porém apenas ler este artigo não é suficiente, coloque em prática ainda hoje o conhecimento que você irá adquirir aqui e diminua as chance dos seus e-mails irem para a caixa de spam do seu potencial cliente.

Seguem abaixo os tópicos:

1. O Que é Spam?
2. Qual a Origem do Termo Email Spam?
3. Quando um e-mail vai para a caixa de spam?
4. Como evitar que seu e-mail caía na caixa de spam?

1 – O Que é Spam?

Spam é qualquer tipo de comunicação digital indesejada e não solicitada, geralmente um e-mail enviado em massa.

O spam também pode ser encontrado em fóruns da Internet, mensagens de texto (WhatsApp), comentários de blogs e mídias sociais. Porém o email spam, no entanto é, de longe o mais prevalente e frequentemente o mais ameaçador para os consumidores.

Quais São as Características de um Email Spam?

Um email spam é caracterizo como aquele email em que o remetente (em o destinatário nunca teve contato) quer literalmente forçar uma venda. Estes emails geralmente são enviados em massa, sem nenhuma, ou pouquíssima personalização.

Como o principal objetivo é vender algum produto e/ou serviço, chamar a atenção do destinatário é primordial, então alguns recursos utilizados são as formatações excessivas nos textos como palavras escritas em maiúsculo, negrito, sublinhadas, fontes coloridas, imagens ao longo do corpo e principalmente palavras e termos com promessas e/ou teor de urgência.

Ofertas são um bom exemplo que combinam estes 2 pontos (promessa e urgência). Descontos, bônus, facilidade de pagamento, redução de custos e etc. São estes tipos de palavras e termos que os filtros de spam já estão cansados de identificar e mandar direto para a caixa de spam.

Então se você quiser que seu email de prospecção não vá parar na caixa de spam do seu potencial cliente, evite todos os pontos abordados acima.

2 – Qual  a Origem do Termo Email Spam?

A verdadeira origem do termo vem de uma esquete do Monty Python’s Flying Circus de 1970. Neste esquete, todos os itens do menu do restaurante se transformam em SPAM. Quando a garçonete repete a palavra SPAM, um grupo de Vikings no canto canta

SPAM, SPAM, SPAM, SPAM, SPAM, SPAM, SPAM, SPAM, SPAM adorável! Maravilhoso SPAM!

Abafando outras conversas, até que finalmente são mandados se calarem.

Está bem documentado que os usuários escolheram a palavra “spam” referindo-se ao episódio da seriado Monty Python 1970, onde o canto de SPAM estava abafando a conversa e o próprio SPAM era indesejado e aparecia em todo o menu.

3 – Quando um e-mail vai para a caixa de spam?

Como dito no tópico 1 O Que é Spam?, um email é classificado como spam quando uma série de inconveniências são identificadas em um e-mail. Temos que deixar claro, que não é 1 ou 2 ou 3 fatores que irão determinar se um e-mail é um spam ou não, mas sim a combinação de vários destes fatores em determinado contexto.

Por exemplo, você pode utilizar 2 ou 3 palavras spam ao longo do corpo de e-mail (que não contenha formatações, imagens e anexos), porém se você personalizar o conteúdo, ou seja, escrever o texto do e-mail para o destinatário com jargões, palavras do negócio dele, termos que se identifiquem e claro, que não tenham teor de venda, provavelmente seu e-mail passe pelo filtro de spam e vá corretamente para a caixa de entrada do seu destinatário.

O exemplo acima é um e-mail altamente personalizado, onde você vai escrever um e-mail para uma pessoa em específico. Mas caso tenha um modelo de e-mail você pode personalizar alguns pontos específicos do email colocando o nome do destinatário, o nome da empresa na qual ele trabalha, o cargo dele, etc.

Você deve procurar por dados que diferenciem um destinatário do outro e, não esqueça, nunca envie um e-mail para várias pessoas em espaço curto de tempo. Nunca.

Personalização do Conteúdo E-mail

Personalizar é muito importante para que um email não vá para a caixa de spam, pois os filtros de e-mail tentam analisar se o comportamento da conta de e-mail do remetente é de um robô ou de um ser humano. Isto é muito importante.

Por mais que vivemos um mundo que a cada dia está mais automatizado muitas soluções do dia a dia ainda “evitam” que a relação seja humano – máquina, mas sim, humano – humano.

Os filtros de e-mail querem que o seu remetente, que é um ser humano, interaja com outros seres humanos, não com máquinas de envio de e-mail em massa, por isso que seus e-mails e o seu comportamento enviando e-mail deve ser o comportamento de um ser humano.

Existem diversos pontos que compõe um e-mail que vai para a caixa de spam. No próximo tópico vamos abordar cada um deles para você tenha o comportamento necessário para minimizar ao máximo a chance de ter sua conta de e-mail classificada como spammer.

4 – Como evitar que seu e-mail caía na caixa de spam?

Vamos destacar abaixo os principais pontos que você deve se atentar para evitar que seu email caia na caixa de spam do seu destinatário, prospect ou potencial cliente.

1 – Assunto/Título do E-mail

Personalização

Como nós sabemos personalizar é fundamental. Coloque como primeira coisa no assunto do e-mail o nome do seu contato ou o nome da empresa dele. Procure por um dado relevante que torne aquele e-mail único.

Colocando uma destas duas informações, você irá personalizar seu e-mail pois dificilmente você irá enviar vários e-mails para este mesmo contato e, ainda você irá gerar curiosidade no seu remetente, quando ele ler o próprio nome ou o nome da empresa na qual ele trabalha assim que ele abrir a caixa de e-mails.

Tamanho do texto

Eu já vi casos onde o remetente colocou 40 palavras no assunto do e-mail. Isto mesmo 40 palavras. Nada justifica colocar um número tão alto de palavras neste campo, pois o objetivo é literalmente indicar ao destinatário qual será o assunto abordado no corpo do e-mail.

Outra ponto, as caixas de e-mail cortam o assunto do e-mail na 6ª, 7ª no máximo 8ª palavra, escrever mais do que isso será inútil pois ninguém conseguirá ler. Por isso limite seu assunto entre 4 e 7 palavras no máximo.

Palavras Spam ou Palavras Negativas

Nada adianta você personalizar o assunto do seu e-mail e colocar entre 4 e 7 palavras mas usar palavras apelativas de venda. O primeiro ponto que os filtros de spam analisam quando um e-mail chega a uma caixa de e-mail é o assunto.

Evite ao máximo este tipo de palavra no assunto ou título do seu e-mail, por mais que você queira vender algo para seu potencial cliente, cuidado no assunto do e-mail.

Não vá com tanta sede ao pote. Seja cauteloso. Escolha palavras com sabedoria, invista tempo neste passo, seja criativo na hora de formar o assunto pois, o objetivo é gerar curiosidade no leitor e mostrar a ele que o conteúdo do e-mail irá gerar valor, algum tipo de valor real a ele quando for lido.

2 – Corpo do E-mail

Este é o ponto principal. Existem vários pontos que formam o corpo do e-mail, pois este é o ponto que merece muita atenção, pois como falamos não são 1 ou 2 fatores que classificam um e-mail como spam mais sim a combinação deles em um determinado contexto.

Primeiro Parágrafo

No primeira parágrafo do corpo do e-mail, usa  a personalização para evitar os filtros de spam. Coloque novamente o nome do contato ou nome da empresa aqui. Se no assunto você colocou o nome do contato, mas você sabe a empresa na qual ele trabalhe coloque aqui também, personalizar nunca é demais.

Formatações de texto

Evite colocar palavras ou frases inteiras em MAIÚSCULO, quando escrever em maiúsculo passamos a impressão que estamos falando alto ou até mesmo gritando. Não use também fontes coloridas mantenha o texto em preto, mantendo a seriedade da informação passada.

Evite também chamar a atenção do leitor através de negritos, itálicos, sublinhados estas formatações são mal vistas pelos filtros e podem levar seu e-mail a ser classificado como um email spam. Cuidado.

Imagens

Os emails marketing popularizaram a estratégia de enviar imagens no corpo dos e-mails. Este é um recurso muito útil e interessante, porém pelo abuso as empresas em evitar milhões de e-mail com seus catálogos, estes e-mails começaram a ser enviados para o lixo eletrônico e muitos deles marcados como spam.

Então evite ao máximo este tipo de estratégia.

Tamanho do texto

Acredito que a objetividade faz a diferença. O intuito dos e-mails é gerar valor para seus leitores e iniciar um relacionamento com eles. Então, ganhar a confiança deles e começar uma troca de e-mails.

Então ser objetivo e sucinto no seu e-mail traz benefícios tanto para sua reputação como com os filtros de spam, onde irão analisar um contexto muito menor e terão menos possibilidades de traçar algum cenário de ameaça. Obviamente, quando respeitamos todas as outras regras: palavras spam, formatação, imagens, anexos e etc.

Palavras Spam

Estamos cansados de saber que determinadas palavras podem fazer com que toda sua estratégia de e-mail vá por água abaixo. Então evite palavras que são associadas à promessa, urgência, oportunidade de trabalho e indução.

Nós temos um artigo onde mostramos mais de 100 palavras spam que você deve evitar na hora de escrever seu e-mail. Clique aqui e tenha acesso a tabela com todas estas palavras negativas.

Links

Evite links o corpo do seu email, ainda mais se o endereço do site na qual você quer levar seu leitor não tiver o certificado SSL, isto é, urls sem o https. Estes sites são vistos como sites inseguros e os filtro de spam associam este sites como possível ameaças a seus remetentes.

Assinatura

Muita gente esquece mas a assinatura do e-mail faz parte do corpo do e-mail e a mesma é composta por textos e imagens. Por isso, evite palavras spam, links, formatações pesadas e tudo dito neste tópico também.

Não adianta você respeitar todas as regras no conteúdo principal do e-mail e deixar escapar alguns detalhes na assinatura. Seu email poderá ser classificado como email spam da mesma forma.

3 – Arquivos em anexo

A principal maneira de instalar um vírus, worms, malwares e etc em um dispositivo (computador, notebook, tablet, celular e etc) é através de arquivos. Seja arquivo de texto, imagem, música, vídeo, planilhas e etc, os hackers utilizam todos estes formatos de arquivos para tentar infectar seu dispositivo.

Com isso os filtros de spam dão uma atenção especial para anexos. O mínimo detalhe suspeito é o suficiente para que seu email seja rotulado como email spam e enviado para a caixa de spam.

Além do problema com o transporte do vírus os arquivos têm outro problema, o tamanho. Arquivos muito pesado (acima de 1MB) tendem a demorar a serem entregues e muita caixas de e-mail evitam receber e-mail com e-mails que possuem estes arquivos.

Por isso atenção na hora de enviar um arquivo para seu potencial cliente. Sempre que possível, não envie.

4 – Frequência de Envio dos E-mails

Como falamos ao longo deste artigo, os filtros de spam analisam se o comportamento de um conta de email remetente é o comportamento de um um ser humano. Isto é, quem está enviando um e-mail se comporta como um ser humano escrevendo e enviando e-mails?

Quantos e-mails um ser humano envia por minuto? 1 e-mail, 2 no máximo se ele copiar e colar talvez? Mas como sabemos temos que personalizar nossos e-mails, certo? Então 1 e-mail por minuto no máximo é um número aceitável.

Se atente a isto, envie 1 e-mail por minuto se puder envie 1 email a cada 3 ou até 5 minutos. É melhor enviar 12  e-mails por hora e ter certeza que estes e-mails estarão na caixa de entrada do seu futuro cliente do que enviar 100  e-mails e apenas 20 chegaram ao destino e ainda ser taxado como spammer.

Preze pela qualidade do conteúdo dos emails e dilua os envios ao longo do dia.

Conclusão

Adotar a estratégia de e-mail para prospecção ainda é e por muito tempo será uma excelente estratégia de vendas. Entretanto, é necessário investir tempo na hora de montar seus e-mails, pois como mostramos cada ponto do e-mail merece atenção especial.

A ansiedade em enviar um email para um potencial cliente e ter a resposta positiva do mesmo nos domina e infelizmente é o principal fator pelo qual pulamos alguns destes pontos tão importante que classificam um email como email spam.

Então, se atente a cada detalhe do seu e-mail para que você evite cair na caixa de spam do seu destinatário e ao invés disto vá direto para a caixa de entrada e e inicie um relacionamento que se transformará em uma venda.

Referências

What is Spam?