E-mail de Prospecção: Como Evitar que Caia no Spam?

Para evitar que o email de prospecção caia no spam você deve seguir alguns princípios básicos de como escrever textos que geram interesse no leitor (destinatário) respeitando as regras dos filtros de Spam. Sim, são apenas estes 2 fatores que irão fazer com seu email não vá para a caixa de spam do seu prospect ou destinatário.

Recebemos várias ligações e mensagens de nossos clientes sobre emails.

Frequentemente, estas dúvidas envolvem emails que não são entregues aos seus destinatários.

Porém a maioria desses problemas podem ser atribuídos ao funcionamento da filtragem de e-mails.

A filtragem de e-mails é um recurso incrivelmente útil. É uma camada vital de segurança com o objetivo de bloquear e-mails indesejados que chegam à sua caixa de entrada.

Certamente, enviar um e-mail e o mesmo ir direto para a caixa de spam do destinatário causa frustração ao remetente. Mas a boa notícia é que com um pouco de tempo e esforço, você pode fazer com que a filtragem de spam das caixas de e-mail deixem de ser um problema para você.

Pensando nisso escrevemos um passo a passo para que você entenda como e por que um e-mail é classificado como SPAM. Neste artigo vamos focar em como escrever um e-mail de prospecção com base nas regras dos filtros de spam.

Recomendamos que você leia tópico a tópico para entender como este “mecanismo” funciona:

1. Como o Filtro de Spam Funciona?
2. Por que um e-mail é classificado como SPAM?
3. Como Evitar que o Email caia no Spam?
4. Como escrever um e-mail de Prospecção que Não vá para a Caixa de Spam?

 

1 – Como o Filtro de Spam Funciona?

De acordo com o Spamlaws, o email spam é responsável por 14,5 bilhões de mensagens globalmente por dia. Em outras palavras, o spam representa 45% de todos os e-mails. Sim, quase metade dos e-mail enviados são e-mails classificados como Spam. Mas por que? Como que as caixas de e-mail separam os “bons emails” dos “maus emails”? Vamos lá.

Por que os filtros de Spam foram criados?

Sendo direto à resposta, os filtros de spam foram criados por são 2 motivos: Segurança e incomodo.

Durante o passar dos anos a troca de e-mails entre pessoas e principalmente entre pessoas e empresas se tornou o principal canal de comunicação. Com isso pessoas mal intencionadas desenvolveram técnicas de golpe virtual, onde abordar pessoas vulneráveis na internet com o intuito de conseguir senhas bancárias, acessos a sistemas, dados de cartão de crédito e etc.

Com a adaptação do comportamento físico para o virtual, as estratégias de vendas e principalmente de marketing também de adaptaram aos emails. A panfletagem também foi a internet através dos e-mails marketing.

Assim como você recebia 3, 4, 5 panfletos na sua caixa de correio dos diversos segmentos como supermercados, lojas de construção, revenda de cosméticos e etc, agora quando você abre sua caixa de e-mail você encontra não apenas 3, 4, 5 mas sim 20, 30, 40 e-mails com ofertas de produtos. Exatamente como os panfletos na sua caixa de correio na sua casa.

Os 2 exemplos acima ilustram duas situações onde a necessidade de identificar e-mails que por algum motivo possam ameaçar nossa segurança e e-mails que apenas querem nos incomodar oferecendo produtos pelos quais não mostramos interesse algum encham nossas caixas de e-mail.

Como um Filtro de E-mail Funciona?

Com o passar do tempo estes 2 tipos de e-mails (golpe virtual e email marketing) foram crescendo e naturalmente as pessoas foram os identificando, seja pelo assuntos dos email ou pelo conteúdo do corpo do e-mails e naturalmente as pessoas excluiriam estes emails, os enviando para a lixeira.

Foram anos nesse processo manual até que os grandes provedores tiveram a ideia de desenvolver um sistema que detectasse e classificasse se o conteúdo de um e-mail é “bom” ou “ruim”.

A forma mais óbvia e eficaz é pegar todos os e-mails excluídos pelas pessoas e começar a procurar, identificar e mapear quais eram os padrões entre eles. Ou seja, quais eram as palavras presentes nestes emails que apareciam com mais frequência.

Por exemplo:

Se em uma amostra de 100 milhões de e-mails excluídos o termo “ganhar dinheiro fácil” aparece em 85% dos casos é porque os e-mails com este termo estão incomodando seus destinatários de alguma forma. Então porque não marcá-los como Spam e evitar que novos e-mails com este termo sejam entregues? Com isso surgiu o termo palavra spam.

2 – Por que um E-mail é classificado como SPAM?

Um e-mail é classificado como spam quando um volume de palavras que formam um e-mail (assunto, corpo do e-mail e assinatura) e os arquivos anexados atingem certa “margem de aceitação” onde cada caixa de spam determina se um e-mail é uma “ameaça” ou não para o seu cliente ou destinatário.

Vale lembrar que quando você utiliza um sistema ou plataforma online a empresa que mantém este produto quer você tenha a melhor experiência com seu produto. No caso das caixas de e-mail estas empresas prezam pela sua segurança e que você não seja incomodado com mensagens que não são do seu interesse. Por isso o critério dos filtros de SPAM estão cada vez mais altos.

Reforçando, assim que um novo e-mail chega à sua caixa de entrada o filtro de spam da sua conta de e-mail irá analisar o assunto, corpo do e-mail e anexos com base nos e-mails excluídos e marcados como SPAM por você e outras milhões de pessoas ao redor do mundo.

Isso mesmo, não é apenas o seu comportamento que influência, mas sim a experiência de milhões de pessoas lendo, excluído, encaminhando, respondendo e marcado emails como Spam ou não.

3 – Como Evitar que o Email Caia no Spam?

Então depois desta visão geral, como evitar que o seu e-mail caia no spam? Ou melhor, como evitar que o seu e-mail de prospecção caia na caixa de spam do seu prospect?

A dica é simples. Evitar utilizar palavras spam. Simplesmente isto. Se você tiver que focar em só uma coisa, não utilizar este tipo de palavra irá minimizar drasticamente a chance do seu email de prospecção ir parar direto na caixa de spam do seu destinatário.

Temos um artigo onde listamos mais de 100 palavras negativas que você deve evitar na hora de escrever seu e-mail.

Outros 3 pontos extremamente importantes que você deve se atentar são:

1 – Assunto do E-mail

O assunto do e-mail é formado por palavras. Então você deve prestar atenção nas palavras que irão compor o assunto ou título do e-mail. Os filtros de spam também irão analisar as palavras do assunto do seu e-mail e também o contexto no qual as palavras estão aplicadas.

2 – Arquivos de Anexos

Uma das principais formas de instalar um vírus no computador de alguém é através de um arquivo. Seja um arquivo texto, imagem, vídeo ou música. O simples fato de você baixar o arquivo do seu e-mail  já pode ser o suficiente para que o vírus se instale no seu notebook, computador, tablet, celular e etc.

Por isso, evite ao máximo enviar arquivos. Ainda mais se os arquivos foram grandes. Quanto maior o arquivos em anexo, maior a chance de demorar a ser entregue e de ser classificado como um e-mail suspeito ao destinatário.

3 – Assinatura do E-mail

Muita gente esquece que a assinatura do e-mail é composta por palavras e o pior também por imagens. Ou seja, os 2 tópicos acima servem para que você tenha a mesma atenção na hora de escrever a sua assinatura de e-mail. Evite palavras spam e evite colocar imagens na sua assinatura.

Cada detalhe faz total diferença.

4 – Como escrever um E-mail de Prospecção que Não vá para a Caixa de Spam?

Bom, depois de toda esta explicação de como os filtros de SPAM funcionam e quais são os principais pontos que são analisados pelos mesmos para que um email seja classificado como uma ameaça ou não, vamos entender como escrever um email de prospecção de novos clientes que minimize ao máximo a chance de ir parar na caixa de spam do seu prospect.

Antes de prosseguimos é preciso deixar claro que não vamos mostrar o que você deve escrever, qual palavra ou qual texto você irá escrever, afinal isto depende do seu produto e/ou serviço que você oferece.

O que vamos mostrar a seguir são os pontos que merecem sua atenção na hora de escrever um email de prospecção com base no funcionamento dos filtros de spam.

Você deve entender uma coisa muito importante antes de começar a escrever seu e-mail de prospecção. Antes de conquistar seu potencial cliente, você terá de conquistar a caixa de e-mail dele. Estranho, não é? Mas talvez este seja conceito mais importante que você deve entender neste artigo.

O segredo da troca de e-mails

O processo no qual você quer realizar é simples: Você quer escrever um email, enviá-lo ao seu prospect, o mesmo recebê-lo, abri-lo, respondê-lo de volta à você, você irá receber o e-mail de volta, abri-lo e respondê-lo e etc. Ou seja, você quer iniciar um relacionamento com seu prospect. E este é segredo de tudo.

Na maioria das vezes quando iniciamos qualquer tipos e relacionamento seja profissional, afetivo e etc, nós devemos adquirir a confiança do próximo para que esta relação se fortaleça dia após dia. Com os e-mails é exatamente igual.

Responda para mim. Você nunca mandou um e-mail para uma pessoa.

Por que o seu e-mail seria um e-mail confiável se a conta de e-mail do destinatário nunca teve o mínimo de contato com sua conta de e-mail?

Então, por isso o primeiro passo para escrever um e-mail de prospecção é se atentar ao que explicamos no tópico anterior, como evitar que um email caia no spam.

Se você pulou o tópico Como Evitar que o Email caia no Spam?, por favor volte e leia para que o entendimento de todo artigo seja completo.

Respeitando as 4 regras mostradas no tópico anterior a chance desta pessoa que nunca teve relação alguma com você receber seu e-mail de prospecção na sua caixa de entrada é alta.

Além das palavras spam, você deve ter em mente que você sempre além de buscar estabilizar a confianças entre as contas de e-mail você deve despertar o interesse do seu potencial cliente em abrir e ler o seu email. Por isso o ponto mais importante de um e-mail de prospecção é o título ou assunto e-mail.

Segue abaixo uma lista com os principais tópicos para que gerar a confiança necessária entre a sua conta de e-mail a do seu destinatário:

Assunto do E-mail

Quando você abre sua caixa de e-mail, você tem acesso à aquela lista enorme dos e-mails não lidos. Automaticamente as caixas de e-mail destacam o assunto do e-mail para você priorize quais são importantes para você.

Então na hora de escrever o assunto do seu email, escolha sempre palavras que despertem a curiosidade do seu prospect para ele sinta vontade de abrir seu e-mail e ler mais sobre o conteúdo e-mail.

Não repita o mesmo assunto para destinatários diferentes. Personalize cada assunto de e-mail. O simples fato de você colocar o nome da pessoa ou da empresa na qual você deseja iniciar a relação ajuda muito. Um dica é colocar no nome da pessoa ou empresa no inicio do assunto, pois nós lemos da esquerda para a direita.

Utilize poucas palavras. O ideal é você mantenha entre 4 e 7 palavras no assunto e-mail. Repare a maioria das caixas de e-mail cortam o assunto do e-mail na 7 palavra e adicionam um “…” então não há necessidade de ter um texto grande.

O objetivo do assunto do e-mail é literalmente mostrar sobre o que o e-mail se trata, então não há motivo para colocar 15, 20 palavras no assunto. Não faça isso. Aumentar sua taxa de abertura de e-mails é fundamental.

Temos um artigo que fala especificamente sobre este tema, clique aqui.

Corpo do E-mail

Para ter acesso ao conteúdo do corpo do e-mail o destinatário deve abri-lo. Objetivo número 1 alcançado. Só fato do seu e-mail ser aberto, já aumento o score (pontuação) do seu relacionamento com seu destinatário. Ou seja, o nível de confiança aumenta um pouquinho.

Tenha sempre em mente que esta pessoa não conhece você, ela provavelmente já recebeu muitos e-mails indesejados então está com um pé atrás com você. Por isso seja sucinto. Mantenha um texto curto. Não utilize formatações (negrito, itálico,palavras em maiúsculo, fontes coloridas), mantenha o seu e-mail simples e o objetivo. Mostre que você uma é uma pessoa séria e “quer ganhar” a confiança dele com um conteúdo que gere valor ao leitor.

Quanto mais breve a relação, isto é, primeiro, segundo e terceiro e-mail busque formar do destinatário responder seu e-mail. Se destinatário responder seu email o nível sobe mais, se ele não excluir, mais ainda e ele não marcar como spam, sobe muito. Entendeu?

Quanto mais interações positivas o destinatário tiver com seu email maior o nível de confiança entre a conta de e-mail dele e a sua. O objetivo do seu primeiro e-mail com ele é iniciar o processo de confiança.

Por isso evite “e-mails pesados”. Ou seja, e-mail com textos longos, com anexos, com imagens no corpo, com emojis, com formatação html. Mantenha o simples. Texto puro sem formatação alguma.

Frequência de Envio

As consequências dos abusos de envios de e-mails chegaram. Agora temos que nos adaptar também a isso. Muitas empresas nas últimas décadas quando descobriram que o e-mail era um excelente canal de vendas, começaram a investir muito e de forma agressiva nesta abordagem e muitas deles passaram dos limites enviados dezenas de emails diariamente aos seus “clientes”. Ou seja, uma tonelada de panfletos no portão da sua casa.

Como os filtros de spam ainda não existiam ou ainda estavam nos primeiros passos esta prática segui-o por muito tempo. Mas a partir do momento que em que as caixas de e-mails e o filtros de spam se tornaram mais inteligentes esta abordagem (felizmente) perdeu seu efeito. Pois se um remetente envia uma quantidade abusiva de emails para o mesmo destinatário e ele é classificado como spammer. Isto é, uma pessoa que envia emails de spam.

E-mail é relacionamento. Relacionamento é humano. Então o relacionamento entre duas contas de e-mail deve parecer ao máximo uma relacionamento humano. É assim que as inteligências artificiais que estão presentes nas caixas e filtros de spam trabalham.

Quantos e-mails uma pessoal pode enviar por minutos? Ou seja, quantos e-mails o remetente pode escrever, ler, corrigir e então enviar ao seu destinatário? Talvez menos de 1 e-mail por minuto.

Envie e-mails com tempo espaçado, ainda mais quando você está prospectando. Coloque um intervalo de 3, 4 dias entre cada e-mail enviado à uma pessoa em que você nunca teve um e-mail trocado. A cada troca de e-mail como sabemos a confiança entre as contas aumenta, então o espaço de tempo diminui.

Dica de Ouro

A cada e-mail trocado a confiança entre remetente e destinatário aumenta. Em nosso cenário a cada e-mail trocado a confiança entre vendedor e cliente aumenta. Depois do terceiro, quarto e-mail trocado a liberdade também aumenta então você poderá incluir mais palavras spam, anexos, formatações no texto e etc.

Como dito a atenção está nos primeiros e-mails pois se eles não chegam ao destino ou se não são respondidos todo o resto do processo não acontece.

Reforço, tenha todo o cuidado nos 3 primeiros e-mails que você irá enviar evite:

• • 1. 1. • Repetir o mesmo assunto para diversos destinatários
          • Arquivos de anexos
          • Formatação no texto: negrito, itálico, sublinhado
          • Palavras inteiras em MAIÚSCULO
          • Fontes coloridas
          • Imagens no corpo do e-mail
          • E-mail em formato HTML
          • etc

A cada etapa avançada você poderá incluir aos poucos todas estas “proibições”.

Conclusão

Estamos produzindo uma série de artigos e vídeos onde iremos abordar os principais pontos de mundo dos e-mails, pois realmente é um mundo a parte com suas regras de funcionamento e uso.

Este artigo foi mais um introdução para lhe dar um visão geral de como os filtros de e-mail funcionam e como escrever emails de prospecção que passem por eles. Os próximo artigos serão sobre pontos específicos do processo de escrever os e-mails de prospecção para engajar seus potencias clientes.

Referências:

• 1. • What is a Spam Filter and How Does it Work?
     • How Email Filtering Works?