Como Organizar e Segmentar Base de Emails de Empresas?

Nós já falamos muito aqui no blog sobre organização em vendas. Temos um artigo Vendedor Organizado Vende Mais onde abordamos as principais diferenças entre os melhores e piores vendedores e como isso afeta desde o psicológico até a execução das ações do dia a dia.

Claro, organização vale para tudo, inclusive sua base de clientes e informações sobre cada negociação. De que adiante você ter milhares de e-mails na sua base se eles não estão devidamente organizados?

Agora eu vou mostrar como você deve fazer para organizar e segmentar sua base de e-mails de empresas.

 

Como Organizar e Segmentar Base de Emails de Empresas?

As informações devem estar sempre à disposição do vendedor. Devemos nos lembrar que para o cliente, a conversa segue exatamente de onde parou, portanto o vendedor(a) deve ter acesso rápido e sempre que precisar às informações tanto de contato quanto sobre a negociação.

No caso dos e-mails é a mesma coisa. O ideal é que a organização dos e-mails das empresas da sua base seja feita junto com a segmentação.

O que é Segmentação?

Segmentação é separar por grupos de informações similares, por exemplo:

Grupos de empresas de Varejo na cidade de São Paulo no bairro do Brás.

Esse é um exemplo simples de segmentação. Existem milhares de empresas varejistas em São Paulo, e para ficar fácil a localização então nós podemos segmentar apenas pelas empresas do varejo do bairro Brás.

Você pode refinar ainda mais sua segmentação adicionando novos critérios como o porte da empresa, fundação, quantidade de funcionários e etc.

Como Organizar Base de Emails de Forma Eficaz?

Comece a organizar sua base de e-mails de empresas considerando as características mais importantes para você. Para isso você pode utilizar planilhas ou o CRM de Vendas do Pcontrol.

Se você for utilizar planilhas eletrônicas (excel), nomeie as colunas com cada característica ou informação que você considere importante como e-mail, nome, endereço, CEP, CNAE, etc.

Se você utilizar o Pcontrol será ainda mais fácil. Apenas preencha ou importe as informações diretamente na plataforma em cada campo.

Dica importante, o e-mail é apenas uma das informações que você deve utilizar para ajudar nas vendas mas não deve ser a única. Quanto maior o número de informações válidas, mais segmentadas serão suas listas e com isso mais personalizado será suas ações de e-mail

3 Passos da Segmentação de Lista de Emails

Agora vamos para a parte prática, para segmentar suas listas de empresas e deixar as informações organizadas será preciso fazer uma triagem. Por isso, quanto mais informações você tiver sobre as empresas melhor, é impossível fazer uma segmentação apenas com base nos e-mails.

1. Divida as empresas por Segmento ou CNAE (Ex: Varejo, Imobiliárias, Escolas e etc)
2. Organize cada segmento com no porte da empresa (Ex: Grande porte, médio porte e pequeno porte)
3. Separe por localização (Ex: Estado, Cidade e Bairro)

Essa é a base de qualquer lista segmentada de e-mails, a partir daí você deve considerar as informações chave que mais fazem sentido para você.

É importante que a segmentação facilite a criação de conteúdos personalizados para suas ações por e-mail.

A comunicação com uma empresa varejista não deve ser a mesma comunicação que uma escola, já que são públicos diferentes com necessidades diferentes. Quanto mais refinada for sua segmentação mais assertivas serão suas ações por e-mail.

Leia Também: Como Montar Script de Vendas

Como Usar Segmentação de Emails para Aumentar a Taxa de Abertura de E-mails?

A segmentação influencia também na taxa de abertura de e-mails. No Pcontrol já tivemos casos de empresas que saltaram de 15% para 57% a taxa de abertura dos e-mails alterando apenas a base na segmentação que foi utilizada.

Para aumentar a taxa de abertura de de e-mails você deve sempre montar seus e-mails considerando as 3 regras a seguir:

1. Coloque-se no lugar do seu cliente – Você abriria esse e-mail?
2. Direcione o e-mail com o nome da pessoa ou empresa no assunto
3. Fale sobre alguma necessidade existente no mercado do cliente

Com base na segmentação que você definiu nos passos anteriores, as 3 regras acima servirão como guia para a criação dos seus melhores e-mails.

São pequenos detalhes que somados fazem uma grande diferença na estratégia de prospecção de clientes e aberturas de novas negociações.

É importante que para cada segmentação sejam criados e-mails específicos abordando necessidades, cases de mercado a fim de gerar conexão.

Vendas é relacionamento e a captação de clientes por e-mail deve ter como um dos objetivos aproximar quem vende de quem compra, a venda será uma consequência.

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