Prospecção por E-mail: 7 Dicas de Como Fazer

A prospecção por e-mail é o segredo de muitos vendedores de alta performance. Aqueles vendedores que superam suas metas todos os meses e muitas vezes antes da última semana do mês.

Para ser um profissional de Alta Performance é preciso focar no que funciona e ajuda a manter a produtividade, claro que a prospecção por e-mail não poderia ficar de fora. Uma das poucas ações do século passado que além de serem extremamente eficientes nos dias de hoje, teve crescimento no último ano.

 

Prospecção por e-mail nos dias de hoje

Hoje em dia chega a ser desagradável receber uma ligação de alguém lhe oferecendo um produto ou serviço que você não demonstrou interesse prévio, não é? Ninguém gosta de telemarketing.

Ouvir sobre um assunto no qual não tem interesse ou não está com tempo para isso acaba gerando estresse e muitas vezes de prejudica a imagem da empresa que executou a ligação.

Com isso em mente, uma das principais vantagens de mostrar seu produto para um possível cliente é fazendo o primeiro contato com por e-mail.

Neste primeiro contato o desafio para a maioria dos profissionais é se destacar no meio da multidão. Entre tantos e-mails o que fará que o seu seja aberto?

Começar com uma apresentação ou falando diretamente sobre o produto nem sempre é o mais indicado. Gerar valor e principalmente resolver problemas sempre é a melhor opção e funciona em qualquer segmento.

Não adianta queimar etapas, neste artigo veremos como seguir os passos corretos para ter o máximo de aproveitamento em uma abordagem por e-mail.

Resolvi dividir este artigo em 4 partes que irão lhe ajudar a montar a sequência extremamente eficiente para começar uma prospecção realmente efetiva por e-mail:

1. O que é prospecção por e-mail?
2. Será que o tamanho do documento importa?
3. Como prospectar novos clientes por e-mail?
4. Como montar um e-mail de prospecção efetivo?

1- O que é Prospecção por E-mail?

Vender é a atividade mais importante de qualquer negócio. O cliente é o oxigênio de toda empresa, sem ele a falência é uma questão de tempo. Por isso, tão importante quanto manter os clientes ativos, é encontrar novos, ou prospectar novos clientes.

Todas as empresas que buscam crescimento consolidado precisam se concentrar na construção e otimização de um processo de prospecção eficiente onde um determinados número de novos compradores, usuário ou assinantes sejam efetivados todos os meses.

Podemos definir a prospecção, como o trabalho proativo de obter novos clientes. Ou seja, ir atrás do cliente mesmo que este ainda não tenha demonstrado interesse prévio em seu produto ou serviço.

Não existe um passo-a-passo ou um conjunto de regras único e que garanta 100% de eficiência no processo de prospecção de por e-mail ou qualquer outro método. Mas sim um conjunto de técnicas que devem ser aplicadas, testadas, medidas e aprimoradas todos os dias.

Leia Também: Como Automatizar a Prospecção de Clientes

2 – Será que o Tamanho do Documento Importa?

A quantidade de informações disponíveis nunca foi tão grande. Além de dezenas de e-mails por dia tem posts no Facebook, Twitter, comentários em fotos e vídeos no Instagram, legendas de filmes, artigos em blogs e etc. Com tanta informação é necessário refletir, quem gosta de receber um e-mail com um texto longo?

Mesmo após aberto, a grande maioria das pessoas evita ler e-mails de pessoas desconhecidas com mais de 4 parágrafos. Pense bem, quantos e-mails de desconhecidos com mais de 300 palavras você leu recentemente?

Devemos dar atenção a alguns pontos extremamente importantes quando estamos no processo de prospecção por e-mail.

Começando pelo tamanho do e-mail, no vídeo abaixo falo sobre a importância do tamanho do texto no primeiro contato:

Na correria dos tempos atuais, onde até uma pausa para o café é disputada, precisamos ser objetivos. O primeiro contato por e-mail não permite deslizes.

Para manter a atenção do cliente o primeiro passo é ser objetivo e agregar valor.

Menos conteúdo no e-mail significa maior a taxa de conversão. E-mails entre 150 e 300 palavras tendem a ter uma maior taxa de resposta em comparação a e-mails mais longos com por exemplo 600 palavras.

Como o destinatário provavelmente não conhece você ou sua empresa, precisamos evitar que ele considere se distraia. Portanto seja objetivo e claro no que você quer com este e-mail.

Agendar uma ligação, visita ou demonstração por exemplo.

E não esqueça, MENOS É MAIS!

3 – 7 Dicas de Como Prospectar Novos Clientes por E-mail

Lembramos que, não existe um conjunto de regras ou a fórmula perfeita que garante 100% de resultado no processo de prospecção de clientes via e-mail, porém existem boas práticas que SIM potencializam os resultados e ajudam vendedores e empresas a baterem metas todos os dias.

1 – O Destinatário – Você sabe com quem está falando?

Muitas vezes não conseguimos de cara o e-mail da pessoa certa para iniciar uma abordagem. A vezes buscamos o departamento de compras mas o único contato que temos é a moça da recepção ou um outro departamento sem relação direta com o alvo. Mas lembre-se que isso não impede a prospecção.

Evite e-mails com assuntos do tipo:

“A quem possa interessar”, “Oportunidade para você”. Assuntos com pouca especificidade ou genéricos são sempre ignorados com sucesso.

Substitua os exemplos como os de cima por:

“A/C: NOME DA EMPRESA”, ou “A/C: Departamento de Compra”.

2 – O assunto do e-mail

De acordo com uma pesquisa compilada pela Hubspot, 33% dos destinatários de e-mail abrem e-mail com base apenas na linha de assunto.

A decisão de uma pessoa em abrir ou não um e-mail, parte do assunto descrito, e essa ação dura aproximadamente 3 segundos. Ou seja, você tem apenas 3 segundos para chamar, ou não, a atenção da pessoa que está abordando.

Invista no assunto do e-mail, gere o interesse suficiente em quem está lendo para que abra a mensagem.

Para maximizar suas chances de aberturas de e-mails frios, mantenha as seguintes práticas recomendadas sobre a linha de assunto:

• Crie valor descrevendo um benefício na linha de assunto da mensagem.
• Mantenha linhas de assunto curtas e com letras minúsculas.
• Ative a curiosidade, oferecendo um benefício incomum ou principalmente resolva um problema.
• Seja específico. Mencione algo específico sobre a pessoa, empresa ou indústria para se destacar.

3 – Mantenha o texto curto (SEM ANEXOS)

Textos longos fazem com que a distância entre as informações essenciais (aquelas que não podem ser cortadas em uma edição) dificultem o entendimento da mensagem, produzindo tédio e desinteresse.

Ou seja, quando a pessoa chega no final da frase, já não lembra mais o que estava escrito no começo. O cérebro humano é capaz de se concentrar em uma única coisa durante 90 segundos antes de realizar 20 segundos de descanso.

Diga o que precisa dizer com poucas palavras, com palavras comuns, rápidas e de fácil entendimento.

Perceba que o tamanho no primeiro e-mail está em evidência neste artigo. Isso ocorre pois as pessoas não querem mais perder tempo. Assunto curto e texto curto.

Antes de iniciar uma negociação, é preciso gerar empatia, curiosidade e só depois se aprofundar em assuntos mais técnicos.

E-mails longos não despertam atenção e quase sempre são fechados 3 segundos após abertos.

Um e-mail considerado longo possui acima de 300 palavras. O ideal é ter entre 150 e 300 palavras.

ATENÇÃO: Não é que você nunca deva enviar e-mails longos para seus clientes. Essa ação curta é recomendada para os primeiros e-mails em uma abordagem ativa, onde o cliente não conhece o remetente e não possui nenhum tipo de relacionamento.

Se você tem realizado prospecção por e-mail e não tem conseguido taxa de abertura maior que 15% comece esses são os primeiro passos que devem ser analisados.

4 – Deixe o e-mail personalizado

Se você deseja realmente ter respostas dos e-mails enviados deixe tudo o mais personalizado possível. Mensagens genéricas e que pareçam enlatadas são quase sempre descartadas.

Veja como você torna o conteúdo mais pessoal ou com a cara do cliente:

• Mencione uma notícia recente que seja relevante para o destinatário ou para a empresa. Principalmente se a notícia for sobre o cliente em questão.
• Um ponto positivo e um ponto para melhoria – Cite algo que você gosta na empresa e algo que você possa ajudar a melhorar. Um benefício direto que ele terá com o início desta relação.

Nunca termine o e-mail sem uma chamada para ação. Uma dica muito boa, é encerrar já realizando um convite para tratar melhor do que acabou de falar.

Você pode usar convites do tipo “podemos falar na quarta feira, às 14h?”.

Isso faz com que você conclua a jornada do e-mail, desde o assunto que chamou atenção da pessoa, até a conclusão com uma proposta de conversa, aumentando suas chances de vendas.

5 – Qual problema você resolve?

As pessoas buscam sempre resolver algo que as incomoda. Não adianta descrever características ou informações básicas que ela poderia ler em qualquer lugar.

Você conseguiu o mais difícil que é a atenção de uma pessoa, agora precisa fazer com que essa atenção valha a pena.

Seja objetivo e mostre que seu produto ou serviço pode ajudar. Exponha claramente o que você espera alcançar, e também como suas ações irão beneficiar o destinatário.

6 – Não desista na Primeira Tentativa

Nem sempre o primeiro e-mail é o melhor ou mesmo foi recebido no melhor horário.

Cada segmento de mercado possui suas particularidades, suas métricas. Porém vou mostrar alguns números que servirão de guia, caso você esteja começando ou precise de referências:

• Programe entre 4 e 7 e-mail antes de considerar o descarte do contato.
• Faça o cliente gostar de você. Um artigo ou um estudo podem ser apropriado nesta fase. Ser visto como uma fonte de conteúdo e de soluções, sempre seu cliente fará questão de o manter por perto.
• Pergunte o que ele achou do artigo. Depois de um tempo, faça contato solicitando um feedback.

7 – E-mail em massa de forma eficiente

O que fazer quando há a necessidade de enviar uma grande quantidade de e-mails?

As vezes pode ser impossível impactar uma grande quantidade de contatos com alto nível de personalização. Nessas horas é necessário utilizar sim ferramentas de automação, mas sempre com moderação.

Veja a seguir algumas dicas que você deve seguir para evitar que seu e-mail seja enviado considerado SPAM ou perca o impacto necessário:

• Não envie imagens ou HTML. Se as pessoas que receberão seu contato não recebem e-mails seus com frequência você deve evitar anexos. Foco total no texto. O mesmo vale para links direcionados a sites. Evite nos primeiros contatos.
• Busque particularidades do mercado. Se você não puder ser extremamente direto ou pessoal, valorize particularidades do mercado do cliente.
• Use ferramentas adequadas. Nem todas as ferramentas de disparos de e-mail funcionam 100%. Fique de olho.

4 – Como montar um e-mail de Prospecção Ideal?

1 – Quebre as Regras para chamar atenção

Quem nunca começou a ler um e-mail e logo de cara percebeu que era mais uma daquelas típicas abordagens em massa?

Assim que os compradores reconhecem este tipo de e-mail, eles são diretamente excluídos. Para evitar esse destino, você precisa evitar alguns clichês utilizados no mercado.

Veja um exemplo de e-mail com alta taxa de abertura:

Olá {! Primeiro nome}

{! Seu nome} entrando em contato com {! Nome da sua empresa } – {! Link do site da sua empresa}.

Sim, este é outro e-mail que diz quem eu sou e pede uma reunião; mas eu tenho {pesquisa específica que você fez pessoalmente}.

{! Conexão / comunalidade incomum}.

{! Detalhes do seu serviço} – isso soa como algo de valor para {! Empresa do Cliente} ou algo que você está procurando ativamente?

Aqui está {! Pedaço de conteúdo}.

Você está aberto para conversar na próxima semana? {! Incentivo para chamar}.

No aguardo.

2 – Envie sua ajuda ao destinatário (mas não os bombardeie)

Técnicas que fazem este e-mail funcionar:

• Envolve as preocupações do destinatário: que maneira melhor de mostrar a alguém que você conhece do que declarar diretamente as perguntas que o mantêm à noite? Dica: use “nós” somente se você estiver no mesmo departamento do destinatário. Se você não estiver, use “você”.
• Compartilha conteúdo útil: quando você faz algo por alguém (direciona-o ao conteúdo que o ajuda em seu trabalho), ele se sente obrigado a fazer algo por você (responda a você).
• Deixa a comunicação aberta: enfatizar que algo (nesse caso, ter uma ligação) é opcional na verdade aumenta o desejo das pessoas de concordar.

Olá {! Primeiro nome}

Quando olhamos para {! o ano vigente}, nosso {! Team recipient is on} tem muito o que pensar e priorizar. {!Pergunta 1 Pergunta 2 Pergunta 3}

Como muitas das empresas com as quais trabalhamos estão fazendo as mesmas perguntas, achei que você apreciaria alguns artigos sobre a construção dessas estratégias:

{! Link para o conteúdo 1} – {! Tipo de conteúdo}
{! Link para o conteúdo 2} – {! Tipo de conteúdo}
{! Link para o conteúdo 3} – {! Tipo de conteúdo}

Obrigado!

3 – Use as estatísticas no seu modelo de e-mail frio para mostrar que elas não estão sozinhas

A pesquisa prova que estamos mais motivados pela dor do que pelo prazer. Primeiro, use evidências estatísticas para atingir o ponto problemático do seu cliente em potencial. Em seguida, ajude-os a visualizar como seu produto os ajudará a resolvê-lo.

Veja um e-mail de prospecção de vendas que mostra como você pode usar as estatísticas para persuadir:

Como funciona:

• Estatísticas: As estatísticas de desempenho chamam a nossa atenção e dão a quem as usa uma aura de autenticidade. Aqui, eles servem como gancho e apresentam o problema.
• Realidade sobre a maioria das equipes: aqui, você usa outra estatística para mostrar que não está sozinho. Os tempos são difíceis para a maioria das equipes. Mas eles não precisam ser; há uma maneira de você sair antes do resto.
• Inclui benefícios: Então, coloque seus benefícios para que eles se tornem a saída mais fácil da dura realidade. Como quando você vê um comercial de Sarah McLachlan e sente o impulso de se inscrever para uma doação mensal. Caso em questão: esse comercial levantou US $ 30 milhões de dólares.

Olá {! Primeiro nome}

Em média, {! Ponto de dor estatística}. Sua empresa está alcançando seus objetivos?

{! Estatística sobre a maioria das equipes}.

{! benefícios do seu serviço}. {! pontos de dor empresa alivia}.

{! realizações da empresa}. Se você deseja {conseguir o que o produto atende}, seria ótimo conectar-se para uma chamada de 15 minutos na próxima semana.

Atenciosamente, {! Seu nome}

Estes exemplos de e-mail de prospecção fazem parte de um estudo realizado pelo blog Yesware. Clique aqui acessar o artigo completo.

Leia Também: A Pior Estratégia de Vendas Por E-mail

Conclusão

A prospecção por e-mail continua sendo e tudo indica que continuará sendo altamente eficaz durante muitos anos. É uma forma sutil de falar um pouco sobre você, sua empresa, seu produto ou serviço mas principalmente de ajudar o destinatário de uma alguma forma.

Mais do que nunca a prospecção por e-mail é um processo que exige energia. Cada palavra que compõe um e-mail, desde o assunto até a assinatura deve ser pensada.

Algumas empresas possuem profissionais trabalhando especificamente no montagem e cadência de e-mail de prospecção.

Se você ainda não dá a devia importância que prospecção por e-mail merece mude esse pensamento hoje mesmo pois você provavelmente está perdendo vendas.

Não esqueça, um bom e-mail dentro de uma boa cadência de e-mails significa engajamento com possível clientes e mais do que isso, significa alta probabilidade de fechamento de vendas.